TỐI ƯU HÓA BẢNG LƯƠNG SAO CHO CÓ LỢI ĐỐI VỚI NGƯỜI LAO ĐỘNG 

Quản lý bộ phận nhân sự – kế toán cũng đã nhiều năm, nên mình hiểu nỗi trăn trở của cả doanh nghiệp và người lao động mỗi khi nhắc đến hai chữ “thuế TNCN”.

Người lao động thì mong nhận lương thực tế cao nhất có thể, còn doanh nghiệp thì lại muốn tối ưu chi phí lương thưởng sao cho hợp lý, hợp lệ mà vẫn giữ chân được nhân tài.

Một trong những “cách thức hiệu quả” mà mình đúc kết được qua bao năm “đấu trí bằng tất cả sự mệt mỏi với các nhân sự phụ trách mảng tiền lương” với các bảng lương và quy định thuế, đó chính là việc vận dụng khéo léo các khoản được miễn thuế TNCN

Thông tư 111/2013/TT-BTC có quy định rõ về các khoản thu nhập được miễn thuế, và nếu biết cách áp dụng, Có thể giúp người lao động “nhẹ gánh” đi đáng kể đó.

Phần 1: “Thực chiến” xây dựng bảng lương tối ưu

Ý tưởng cốt lõi ở đây là thay vì “gom” tất cả các khoản chi trả cho người lao động vào một mục “lương cơ bản” hoặc “phụ cấp lương” (thường là chịu thuế hết), chúng ta sẽ “tách” một phần thu nhập đó thành các khoản chi có tên gọi cụ thể, nằm trong danh mục được miễn thuế theo quy định.

• Ví dụ 1: Khoản tiền ăn giữa ca, ăn trưa

Thay vì trả lương tháng 20 triệu đồng, Anh Chị có thể cấu trúc lại thành: Lương 19.270.000 đồng và phụ cấp ăn trưa 730.000 đồng/tháng (mức tối đa được miễn thuế hiện hành là 730.000đ/người/tháng).

Như vậy, người lao động vẫn nhận đủ 20 triệu, nhưng phần thu nhập chịu thuế chỉ còn 19.270.000 đồng, giúp giảm số thuế TNCN phải nộp.

Đương nhiên, khoản chi này cần được quy định rõ trong hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể, hoặc quy chế tài chính của công ty.

• Ví dụ 2: Khoản tiền chi điện thoại

Tương tự, nếu công việc yêu cầu người lao động dùng điện thoại cá nhân cho việc công ty, thay vì đưa thêm một khoản “phụ cấp trách nhiệm” chịu thuế, Anh Chị có thể xây dựng “khoán chi tiền điện thoại”.

Ví dụ, lương 25 triệu, có thể tách thành: Lương 24.5 triệu và khoán chi tiền điện thoại 500.000 đồng.

Khoản khoán chi này (theo quy định công ty) sẽ được miễn thuế TNCN, giúp người lao động lợi hơn.

Mức khoán chi cụ thể cần được quy định trong quy chế của công ty và phù hợp với thực tế phát sinh.

• Ví dụ 3: Khoản tiền trang phục

Công ty có thể chi tiền trang phục cho nhân viên dưới dạng tiền mặt hoặc hiện vật.

Nếu chi bằng tiền mặt, mức chi tối đa được miễn thuế là 5 triệu đồng/người/năm.

Nếu công ty phát đồng phục (hiện vật), thì toàn bộ chi phí mua đồng phục đó sẽ không tính vào thu nhập chịu thuế của người lao động.

Thay vì cộng 400.000đ/tháng vào lương chịu thuế, Anh Chị có thể lập khoản chi trang phục 4.8 triệu/năm (chia làm 1 hoặc 2 lần chi) để tối ưu thuế.

Khoản chi này cũng cần quy định rõ trong quy chế công ty hoặc HĐLĐ.

• Ví dụ 4: Khoản tiền công tác phí

Khi nhân viên đi công tác, các khoản như tiền vé máy bay, tàu xe, tiền thuê phòng nghỉ theo đúng quy chế công ty và có hóa đơn hợp lệ thì không tính vào thu nhập chịu thuế.

Riêng khoản phụ cấp lưu trú (tiền ăn vặt, tiêu vặt khi đi công tác) thì được miễn thuế theo mức khoán chi quy định trong quy chế tài chính của công ty (mức khoán chi này không được vượt quá mức quy định của Nhà nước đối với cán bộ công chức).

Ví dụ, quy chế công ty quy định phụ cấp lưu trú 300.000đ/ngày. Khi nhân viên đi công tác 3 ngày, nhận 900.000đ tiền phụ cấp lưu trú thì khoản này được miễn thuế hoàn toàn.

Đây là cách để bù đắp chi phí cho nhân viên đi công tác mà không làm tăng gánh nặng thuế.

• Ví dụ 5: Tiền lương làm thêm giờ

Phần thu nhập từ tiền lương, tiền công làm việc ban đêm, làm thêm giờ được trả cao hơn so với tiền lương, tiền công làm việc ban ngày, làm trong giờ theo quy định của Bộ luật Lao động thì phần trả cao hơn đó được miễn thuế TNCN.

Ví dụ: Lương làm ngày bình thường là 100.000đ/giờ. Làm thêm giờ được trả 150.000đ/giờ. Thì 50.000đ/giờ chênh lệch đó sẽ được miễn thuế.

Anh Chị cần tính toán và thể hiện rõ ràng phần lương cơ bản và phần chênh lệch do làm thêm giờ trên bảng lương để cơ quan thuế dễ dàng kiểm tra.

• Ví dụ 6: Phí đào tạo do công ty chi trả

Nếu công ty cử nhân viên đi học để nâng cao trình độ, nghiệp vụ phù hợp với công việc chuyên môn, và công ty chi trả học phí thì khoản học phí này không tính vào thu nhập chịu thuế của nhân viên.

Điều này khuyến khích việc học tập, phát triển mà không làm nhân viên lo lắng về thuế.

• Các khoản hỗ trợ đặc biệt khác:

Ngoài ra, còn các khoản khác như: tiền trợ cấp chuyển vùng một lần đối với người nước ngoài đến cư trú tại Việt Nam, người Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài; tiền trợ cấp khó khăn đột xuất, trợ cấp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; Khoản hỗ trợ khám chữa bệnh hiểm nghèo cho bản thân người lao động và thân nhân… cũng được miễn thuế.

Tiền vé máy bay khứ hồi cho người lao động nước ngoài về phép mỗi năm một lần (hoặc người Việt Nam làm việc ở nước ngoài về phép) cũng là một khoản miễn thuế đáng lưu ý.

Phần 2: Cơ sở pháp lý và những lưu ý quan trọng khi tối ưu hoá bảng lương

Tất cả những cách vận dụng trên đều dựa trên quy định tại Khoản 2, Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 92/2015/TT-BTC). Thông tư này liệt kê rõ các khoản thu nhập từ tiền lương, tiền công không tính vào thu nhập chịu thuế (được miễn thuế).

Về bản chất, các khoản chi này là để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hoặc bù đắp chi phí thực tế cho người lao động khi thực hiện công việc, không mang tính chất trả công lao động thuần túy.

Điều quan trọng nhất Anh Chị cần nhớ:

• Phải có quy định rõ ràng: Tất cả các khoản chi phụ cấp, khoán chi muốn được miễn thuế đều phải được quy định cụ thể về đối tượng, mức chi, điều kiện hưởng trong một trong các văn bản sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính hoặc Quy chế thưởng của Công ty.
• Phải có chứng từ hợp lệ: Đối với một số khoản chi như công tác phí (tiền vé, phòng nghỉ), chi trang phục bằng hiện vật, chi đào tạo… cần có hóa đơn, chứng từ hợp pháp để chứng minh khoản chi là thực tế và đúng mục đích.
• Không vượt mức quy định: Một số khoản khoán chi có quy định mức trần (như tiền ăn 730.000đ/tháng, tiền trang phục 5 triệu/năm bằng tiền mặt). Nếu chi vượt mức này, phần vượt sẽ phải tính vào thu nhập chịu thuế.
• Sẵn sàng giải trình: Cơ quan thuế có thể yêu cầu giải trình tính hợp lý của các khoản chi này. Do đó, việc xây dựng quy chế rõ ràng và lưu giữ chứng từ đầy đủ là cực kỳ quan trọng.

Phần 3: Phân tích vấn đề và thách thức khi tối ưu hoá bảng lương

• Vấn đề: Gánh nặng thuế TNCN cao làm giảm thu nhập thực nhận của người lao động, ảnh hưởng đến động lực làm việc và gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc xây dựng chính sách lương cạnh tranh.

Nguyên nhân gốc rễ: Thường là do doanh nghiệp chưa hiểu rõ hoặc chưa vận dụng các quy định về miễn thuế, dẫn đến việc gộp chung các khoản chi trả vào lương chịu thuế, làm tăng cơ sở tính thuế một cách không cần thiết.

• Thách thức:

* Hiểu đúng và đủ luật: Quy định thuế thay đổi, cần cập nhật liên tục.

* Xây dựng quy chế chi tiết: Đòi hỏi sự đầu tư về thời gian và công sức để quy chế vừa hợp luật, vừa hợp lý với tình hình công ty.

* Quản lý chứng từ: Việc thu thập, lưu trữ đầy đủ hóa đơn, chứng từ đôi khi phức tạp, đặc biệt với quy mô nhân sự lớn.

* Rủi ro pháp lý: Nếu làm sai, thiếu cơ sở pháp lý hoặc chứng từ, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế và phạt.

Kết luận:

Việc thiết lập một bảng lương tối ưu về thuế TNCN không phải là “lách luật” mà là “hiểu luật” và “vận dụng luật” một cách thông minh, Anh Chị ạ.

Bằng cách tách bạch các khoản chi trả thành những khoản phụ cấp, khoán chi hợp lý, hợp lệ theo đúng tinh thần của Thông tư 111, chúng ta vừa đảm bảo quyền lợi cho người lao động (nhận lương net cao hơn), vừa giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí mà vẫn tuân thủ đúng pháp luật thuế.

Mình tin rằng, với sự tìm hiểu kỹ lưỡng và áp dụng cẩn trọng, Anh Chị hoàn toàn có thể xây dựng được một cơ chế lương thưởng hiệu quả, hài hòa lợi ích cho cả hai bên.

Nguồn: nguyễn minh đức

Chi phí tiền lương hợp lý thì phải gồm những giấy tờ gì?

Chi phí tiền lương hợp lý thì phải gồm những giấy tờ gì?

MỐI LIÊN HỆ GIỮA TIỀN LƯƠNG-BHXH-THUẾ TNCN-THUẾ TNDN

MỐI LIÊN HỆ GIỮA TIỀN LƯƠNG-BHXH-THUẾ TNCN-THUẾ TNDN

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ TƯ VẤN MAI THANH

Địa chỉ: 113/8/9 Đường Lê Văn Chí, P. Linh Trung, Thủ Đức, TPHCM
VP: Số 8, Đường 155, Bình Mỹ, TPHCM
Liên hệ: 0907 723 900
Email: Phamthanhmaind91@gmail.com

Fanpage:DV KẾ TOÁN MAI THANH