Đã có công ty nào khi quyết toán thuế bị yêu cầu cung cấp sao kê tài khoản cá nhân của giám đốc và kế toán ? Cái này có bắt buộc phải cung cấp không ?

Vụ “thuế xin sao kê tài khoản cá nhân của Giám đốc/Kế toán” không hiếm.

không có quy định bắt DN phải tự động nộp sao kê cá nhân, trừ khi liên quan trực tiếp đến hồ sơ thuế của DN và được nêu rõ trong quyết định/phiếu yêu cầu bằng văn bản.

Cách làm việc an toàn như sau :

Nguyên tắc làm việc với đoàn kiểm tra

• Xin văn bản: Đề nghị cán bộ thuế ra yêu cầu bằng văn bản (hoặc ghi rõ trong biên bản làm việc) nêu:
• Căn cứ pháp lý, mục đích kiểm tra
• Phạm vi thời gian cần sao kê (từ…đến…)
• Tài khoản nào và liên quan giao dịch gì của DN

Chỉ cung cấp phạm vi liên quan: Nếu có giao dịch dùng tài khoản cá nhân cho việc của DN (tạm ứng, ứng trước cho nhà cung cấp…), thì chỉ cung cấp phần giao dịch liên quan, che (mask) thông tin ngoài phạm vi.

Không có liên quan → không cung cấp: Nếu DN không dùng tài khoản cá nhân để chi/thu cho DN, trả lời không phát sinh và không có căn cứ yêu cầu mở sao kê cá nhân.

Khi nào nên/chấp nhận cung cấp bản sao kê (đã che thông tin)?

• Có tạm ứng/hoàn ứng cho GĐ/Kế toán (TK 1388/3388) và thanh toán qua thẻ cá nhân rồi DN hoàn trả.
• Có khoản vay/mượn giữa cá nhân DN (hợp đồng vay, lãi vay…).
• Có mua hàng dịch vụ phục vụ DN trả qua thẻ cá nhân (có quy chế nội bộ, sao kê để đối chiếu chứng từ).

Khi đó, bạn nộp sao kê đã bôi đen nội dung riêng tư, kèm bảng đối chiếu giao dịch chứng từ DN.

Bộ hồ sơ thay thế/đi kèm để khỏi phải mở toàn bộ sao kê

Quy chế chi tiêu: cho phép thanh toán bằng thẻ cá nhân & quy trình hoàn ứng.

Bảng đối chiếu tạm ứng/hoàn ứng (TK 1388/3388) theo ngày–số tiền–chứng từ.

Hợp đồng – hóa đơn – phiếu chi/UNC – biên bản giao nhận chứng minh mục đích SXKD.

Sao kê ngân hàng của DN, sổ quỹ tiền mặt, sổ phụ ngân hàng để chứng minh dòng tiền chính.

Các rủi ro thường khiến thuế “xin” sao kê cá nhân

• DN trả nhà cung cấp qua tài khoản cá nhân, hoặc nhận tiền bán hàng vào tài khoản cá nhân.
• Chênh lệch tồn quỹ tiền mặt lớn, âm quỹ, dòng tiền không logic.
• Chi ≥ 20 triệu mà không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của DN; phải chứng minh chi qua thẻ cá nhân rồi DN hoàn ứng.

Nếu dính các tình huống này, nên chủ động dọn hồ sơ, và từ kỳ tới: hạn chế tối đa dùng tài khoản cá nhân cho việc của DN.

Mẫu câu trả lời (ngắn gọn – lịch sự)

“Doanh nghiệp cam kết không phát sinh giao dịch SXKD qua tài khoản cá nhân ngoài các khoản tạm ứng/hoàn ứng liệt kê tại Phụ lục 01. Để bảo mật thông tin riêng tư, DN xin chỉ cung cấp sao kê đã che thông tin của các giao dịch liên quan, kèm bảng đối chiếu chứng từ. Nếu cần thêm phạm vi khác, kính đề nghị Quý cơ quan nêu rõ bằng văn bản căn cứ pháp lý, mục đích và kỳ kiểm tra.”

Kết luận

Không có nghĩa vụ “tự nộp” sao kê cá nhân nếu không liên quan đến hồ sơ thuế DN.

Nếu có liên quan: chỉ nộp phần cần thiết, mask thông tin riêng, kèm bảng đối chiếu và chứng từ.

Về lâu dài: không trộn tiền DN–cá nhân, thanh toán qua tài khoản DN để tránh bị yêu cầu tài liệu nhạy cảm.

DỊCH VỤ KẾ TOÁN MAI THANH

Địa chỉ: 113/8/9 Đường Lê Văn Chí, P. Linh Trung, Thủ Đức, TPHCM
VP: Số 8, Đường 155, Bình Mỹ, TPHCM
Liên hệ: 0907 723 900
Email: Phamthanhmaind91@gmail.com

Fanpage:DV KẾ TOÁN MAI THANH