CHỮ KÝ SỐ VÀ HÓA ĐƠN

Chữ ký số và hóa đơn là hai công cụ chủ yếu được sử dụng trong quá trình vận hành một doanh nghiệp

Cả 2 công cụ này đều là dạng điện tử, rất linh hoạt trong quá trình sử dụng và là công cụ bắt buộc phải có của bất kỳ 1 doanh nghiệp nào

1, Chữ ký số và mục đích của chữ ký số

Chữ ký số là một công cụ mã hóa tất cả các dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp, đại diện và thay thế chữ ký trên các văn bản và tài liệu số thực hiện trong giao dịch điện tử thông qua mạng internet

Chữ ký số và chứng thư số : Thực chất, chứng thư số là phần mã hóa bên trong chữ ký số chứa đựng các thông tin định danh nhằm xác nhận cá nhân, doanh nghiệp nào là người sử dụng chữ ký số.

Nên có thể hiểu rằng chữ ký số và chứng thư số là cùng một cái tên

Chức năng của chữ ký số?

Chữ ký số dùng để ký xác nhận việc kê khai và nộp tờ khai thuế theo kỳ báo cáo, cũng dùng để ký xác nhận nộp tiền về thuế, hải quan… nếu có phát sinh

Khi sử dụng chữ ký số này đồng nghĩa với việc chúng ta không cần phải in lại các tờ khai và đóng dấu xác nhận nữa

Khi thực hiện thay đổi về đăng ký doanh nghiệp như thay đổi giấy phép kinh doanh, thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, thông báo thay đổi… thì việc sử dụng chữ ký số để ký trực tiếp làm tối giản hóa các thủ tục hành chính

Đặc biệt hơn nữa, chữ ký số còn được sử dụng khi DN ký kết các hợp đồng với khách hàng, bằng hình thức trực tuyến mà không cần mất thời gian gặp mặt để ký hồ sơ giấy tờ

Việc sử dụng chữ ký sẽ giúp cho việc cho trao đổi thông tin, dữ liệu nhanh chóng, dễ dàng thực hiện các thủ tục trực tuyến, giao dịch điện tử mà vẫn đảm bảo về mặt pháp lý, tính bảo mật cao.

Đặc điểm của chữ ký số 

Tính nguồn gốc: Có thể xác thực danh tính của chủ sở hữu của chữ ký số thông qua thông tin của chứng thư số cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp đăng ký.

Tính toàn vẹn: Đảm bảo chỉ có người nhận văn bản / tài liệu đã ký số mới có thể mở văn bản/ tài liệu đó. Chữ ký số đảm bảo tính toàn vẹn của văn bản/ tài liệu điện tử trong môi trường điện tử

Tính bảo mật cao: Chữ ký số có 2 lớp mã khóa, đảm bảo tính bảo mật và không bị đánh cắp thông tin

Tính không thể phủ nhận: Chữ ký số không thể xóa bỏ, cũng không thể thay thế.

2. HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

HĐĐT được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Thay vì hóa đơn giấy được đặt in và sử dụng mỗi khi xuất bán hàng hóa, thì từ 01/07/2022 tất cả các tỉnh thành trên cả nước phải áp dụng sử dụng hóa đơn điện tử được tạo lập trên thiết bị điện tử theo đúng quy định của Bộ Tài Chính và Cơ Quan Thuế

Các loại hóa đơn điện tử 

Theo quy định tại Điều 5 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:

a, Hóa đơn giá trị gia tăng

Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa được được áp dụng với doanh nghiệp bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ áp dụng khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

Hóa đơn giá trị gia tăng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

b, Hóa đơn bán hàng

Hóa đơn bán hàng là hóa đơn áp dụng đối với doanh nghiệp bán hàng và cung cấp dịch vụ áp dụng khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp

Hóa đơn bán hàng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

c, Các loại hóa đơn khác

Các loại hóa đơn khác bao gồm: Tem vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên khác

Lưu ý: Các loại hóa đơn điện tử này phải theo định dạng chuẩn dữ liệu do Bộ Tài chính quy định.